Séminaire d’entreprise en Belgique : les questions à vous poser avant de vous lancer.

Votre mission : organiser un séminaire pour votre entreprise en Belgique. Très bien ! Mission acceptée ! Mais par où commencer ?

Pour vous donner un petit coup de pouce, nous dressons ici la liste des questions à vous poser avant de vous lancer dans les réservations.

Qu’entend-on par « séminaire » ?

Tout d’abord, il est important de savoir ce que la personne qui vous a confié cette mission entend par « séminaire » d’entreprise. En fonction des personnes consultées, ce mot pourra revêtir différentes significations et surtout inclure différentes choses.

Pour certains, un séminaire est une réunion qui se passe à l’extérieur de l’entreprise tout simplement. Il peut toutefois faire appel à des intervenants extérieurs.

Pour d’autres, le séminaire d’entreprise est LE moment de l’année où tous les collaborateurs se retrouvent dans un lieu inspirant. Le séminaire sera alors un véritable événement et sera l’occasion de brainstormer sur certains projets ou de présenter les stratégies à venir. Le lieu choisi doit alors apporter un plus pour emmener tous les participants ensemble vers l’avenir.

Les séminaires peuvent également être l’occasion de passer des moments de détente ensemble. Il s’agira alors de décompresser et créer un lien moins professionnel entre les collaborateurs : une agréable soirée avec un bon repas ou une soirée animée sera alors idéale.

Enfin, le séminaire pourra aussi inclure des activités team building. Il sera alors question de travailler la cohésion et l’esprit d’équipe autour d’activités spécialement conçues à cet effet.

Quels sont vos objectifs ?

Maintenant que vous avez éclairci ce qui se cache derrière le mot séminaire, il est essentiel de définir ce que l’on attend de ce séminaire. Quels sont les objectifs à atteindre ? Sont-ils quantifiables ? Comment les mesurer ?

Votre séminaire pourra avoir pour but de présenter les chiffres et le bilan de la période passée et les prévisions et stratégies pour la période à venir. L’objectif sera alors de communiquer auprès de l’équipe.

Un autre objectif pourra être de brainstormer sur un projet, de présenter un nouveau produit, de former l’équipe sur de nouveaux process. De façon non exhaustive, cela peut aussi être favoriser l’onboarding de nouveaux collaborateurs, renforcer le lien existant entre les membres de l’équipe ou encore remercier pour les résultats obtenus.

Les objectifs peuvent être variés et sont cumulables. Il est toutefois important de les définir à l’avance et de les garder en tête lors de l’organisation de votre événement.

Combien de temps dure le séminaire ?

Pour une demi-journée, une journée, deux jours ou encore une semaine entière ? Avant toute chose, il est important de définir un timing pour votre séminaire d’entreprise.

Certains sites proposent la location de salles pour quelques heures ou à la journée mais pas de logement. Si votre séminaire d’entreprise doit durer plus de 8 heures, vous pouvez oublier ces lieux et vous concentrer directement sur les lieux qui proposent des hébergements et une restauration. Le séminaire résidentiel vous facilitera grandement la tâche puisque salle, hébergement et restauration seront discutés avec un seul et même interlocuteur.

Si votre séminaire ne dure qu’une journée ou moins, vous pouvez sans souci choisir une salle libre de traiteur et choisir le partenaire qui s’occupera de votre restauration.

Lorsque vous passez au moins une nuit sur place, il est souvent intéressant de penser à une activité afin de marquer une coupure entre la réunion de travail et le début de la soirée. Cela permet de déconnecter et de marquer le passage entre les échanges professionnels et un moment plus détente. Cela vous évitera de voir vos collaborateurs « parler boulot » toute la soirée.

Combien de personnes seront présentes ?

Que vous soyez 10, 30, 100 ou 150 personnes, cela aura un grand impact sur vos choix.

Organiser des séminaires, même de façon fréquente, pour un comité de direction de 10 à 20 personnes ne représente pas la même charge de travail que la planification de 2 jours de conférences pour 150 personnes qui viennent du Monde entier.

En termes de lieu tout d’abord, il faudra être vigilant puisque vous devrez vous assurer que l’endroit choisi peut accueillir le nombre de personnes nécessaires en salle de réunion.

Puis, il faudra penser à la restauration. Souhaitez-vous un repas assis ou un cocktail dinatoire ? Plus votre groupe est important et plus ces questions sont primordiales. L’endroit a-t-il la capacité de vous accueillir dans son restaurant ? Est-il privatisable ? Ou devrez-vous vous déplacer pour vous restaurer et donc prévoir de véhiculer tout votre beau petit monde.

Enfin, le partenaire qui aura l’espace pour votre réunion et pourra vous proposer le repas attendu, aura-t-il également la capacité de vous loger si tel est votre souhait ? Si ce n’est pas le cas, est-ce que vous pouvez trouver un logement complémentaire à proximité ?

Enfin, si vous souhaitez agrémenter le séjour avec des événements ludiques, team building ou autres incentives, il faudra là encore prendre en compte le nombre de participants. Les prestataires de service événementiel proposent souvent des prix dégressifs qui deviennent très intéressants pour les grands groupes.

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D’où viennent les participants ?

La provenance des participants jouera un rôle aussi très important dans votre organisation.

Qu’ils viennent de Liège, Namur, Anvers, Mons ou Bruxelles, vos participants devront se rendre sur les lieux. Peut-être serez-vous en charge de planifier leurs déplacements ou chacun devra s’y rendre par ses propres moyens. Quoi qu’il en soit, vous devrez vous assurer que le lieu choisi soit relativement facile d’accès pour tout le monde et qu’il y ait les emplacements de parking nécessaires. Vous ne voudriez pas que vos collaborateurs arrivent en râlant parce qu’ils ont passé des heures dans un mauvais trafic ou à essayer de se garer !

S’ils viennent d’autres pays, vous devrez certainement planifier leurs vols ou leurs trajets en train. Dès lors, il ne faudra pas oublier la navette qui les amènera à destination.

Essayez de vous faciliter la tâche en choisissant un endroit facilement accessible pour tous.

Quel est votre budget ?

La question du budget est toujours essentielle. Après tout, c’est le nerf de la guerre !

Il vous faudra avoir une idée de l’enveloppe globale qui s’offre à vous pour ce projet. En effet, inutile d’aller vous renseigner auprès de châteaux de prestige avec restaurants étoilés, si votre budget n’est pas à la hauteur.

En fonction de l’enveloppe disponible, vous devrez trouver l’endroit d‘exception qui répond à tous vos autres critères.

Pour rentrer dans votre budget, il vous faudra sans doute faire des choix. Pour cela, assurez-vous de connaitre les goûts et les envies des participants et/ou de la personne décisionnaire. Cela pourra vous faire gagner un temps fou et placer vos priorités. Vous saurez ainsi par exemple, si vous devez prioriser l’activité team building au détriment du repas gastronomique ou inversement.

Ensuite, prenez le temps de comparer les offres des lieux qui pourront recevoir votre groupe. Assurez-vous de comparer ce qui est comparable. Ainsi, comparer les devis et lister les services proposés en veillant à faire attention à ce qui est en option et donc qui implique un supplément.

Notre conseil pour comparer les différentes offres est de compiler toutes les informations dans un tableau Excel. Ainsi, vous pourrez retrouver chaque service sur une ligne distincte. C’est l’idéal pour pouvoir réellement comparer les devis.

Enfin, n’hésitez pas à poser des questions à votre interlocuteur pour avoir tous les détails dont vous avez besoin pour votre comparatif.

Quelle ambiance pour votre séminaire ?

L’ambiance recherchée pour votre séjour sera également une question importante à vous poser.

Là encore, il est important que cette question soit mise en relation avec vos objectifs et avec les goûts et envies de la personne décisionnaire.

Une ferme rénovée, un hôtel ou un château ne vous donneront pas le même cadre de travail et de vie pour votre séjour.

Si vos objectifs sont l’efficacité et que votre planning de réunions ou de conférences est ultra chargé, il n’est peut-être pas si utile que ça de choisir un cadre reposant ou cosy avec des infrastructures wellness et bien être.

Si au contraire, vous planifiez une mise au vert pour vos collaborateurs, le cadre devra être ressourçant et inspirant pour recharger les batteries de tout le monde.

Conclusion

La recherche du lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise n’est pas une mince affaire mais la Belgique regorge de sites exceptionnels et insoupçonnés qui sauront combler vos envies.

Vous l’aurez compris, tout est une question de choix.

Ces questions sont selon nous, les questions à se poser avant de vous lancer dans l’organisation pratique. Elles ne sont pas proposées dans un ordre d’importance. Cela dépendra de vos priorités. Par exemple, le nombre de participants et leur provenance ne représenteront pas la même contrainte si l’on parle d’un groupe de 10 ou de 100 personnes.

Par contre, l’ambiance sera peut-être l’un des premiers critères de sélection en fonction des objectifs que vous vous serez fixés et de votre contexte.

Vous avez relevé ces points d’attention et pouvez y apporter des réponses ? Vous êtes maintenant prêt à passer à l’action ! Let’s go !